Datenschutzerklärung
Wir gehen sorgsam mit deinen Daten um. Hier steht, welche Daten wozu verarbeitet werden.
Stand: August 2026 · Textversion privacy_v2
1. Verantwortlicher
Andreas Respondek und Levin Kopietz, Musterstraße 1, 12345 Musterstadt, Deutschland, support@docu9.de.
2. Konto & Anmeldung
Für die Anmeldung nutzen wir ein Anmeldesystem. Dabei werden E-Mail-Adresse, Name und Anmeldedaten verarbeitet, um deinen Zugang bereitzustellen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Vertragserfüllung).
3. Dokumente & Verschlüsselung
Deine hochgeladenen Dokumente werden verschlüsselt gespeichert. Für die normale Nutzung (Sortieren, Fristen finden, Chat) können wir Dokumente entschlüsseln — jede Entschlüsselung wird im Entschlüsselungs-Protokoll protokolliert und ist dir am Dokument sichtbar. Dokumente im Privaten Tresor werden clientseitig verschlüsselt und sind für uns nicht entschlüsselbar. Details erklärt die Seite Sicherheit (/sicherheit).
4. E-Mail-Adressen & Postfach
Relay-Adressen: Du kannst docu9-Adressen anlegen. Eingehende Mails mit Anhängen werden verschlüsselt in deinem Vorrat abgelegt — verarbeitet werden sie erst, wenn du es auslöst (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
Persönliches Postfach: Optional verbindest du dein eigenes Konto (z. B. Gmail, Outlook oder IMAP). docu9 speichert dein Postfach nicht und synchronisiert es nicht im Hintergrund. Nur ausdrücklich ausgewählte Nachrichten werden verschlüsselt übernommen. Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert.
5. E-Mail-Versand durch docu9
Zur Erinnerung an Fristen und für Konto-Benachrichtigungen versenden wir E-Mails über einen SMTP-Dienst. Verarbeitet wird deine E-Mail-Adresse.
6. Zahlungsabwicklung (Stripe)
Für kostenpflichtige Pläne nutzen wir Stripe als Zahlungsdienstleister. Verarbeitet werden insbesondere Identität und Rechnungsadresse, E-Mail, Zahlungsmetadaten, Abonnement- und Rechnungs-IDs sowie Steuerangaben (z. B. USt-IdNr.). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag) und lit. c (steuerliche Pflichten).
Stripe kann Daten in Drittländern verarbeiten; es gelten die von Stripe bereitgestellten Schutzmaßnahmen und Datenschutzhinweise. Wir speichern zusätzlich einen lokalen Abrechnungs- und Rechnungs-Spiegel (inkl. Hash) für unsere Buchführung.
7. Auftragsverarbeitung & Drittland
Soweit Stripe personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, geschieht das auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (Data Processing Agreement) mit Stripe. Standardvertragsklauseln und ergänzende Maßnahmen sind Teil der Stripe-Dokumentation.
Weitere Auftragsverarbeiter (Hosting, E-Mail-Versand, Anmeldung) sind in unserem Verarbeitungsverzeichnis geführt. Eine Transfer-Impact-Assessment-Checkliste pflegen wir intern und aktualisieren sie bei wesentlichen Anbieterwechseln.
8. Aufbewahrung vs. Löschung
Das Ende eines Abos beendet die kostenpflichtige Leistung, löscht aber nicht automatisch dein Konto oder deine Dokumente. Nach einem Downgrade auf Free kannst du weiterhin lesen und exportieren; Überkontingent sperrt neues Ablegen, nicht den Bestand.
Wenn du dein Konto löschst, entfernen wir Nutzinhalte (Dokumente, Postfach-Verbindungen, Familienstruktur) nach dem dokumentierten Löschkonzept. Rechnungsarchive, Zahlungsnachweise und rechtlich erforderliche Consent-Protokolle behalten wir für die gesetzlichen Fristen (u. a. HGB/AO, typisch bis zu zehn Jahre) — technisch mit Legal Hold. Nutzer-Aufbewahrungsfristen an Dokumenten sind davon getrennt und dienen der Organisation, nicht als Ersatz für gesetzliche Archive.
9. Cookies & lokale Speicherung
Wir setzen Cookies und vergleichbare Speichertechniken nur ein, soweit das für den Betrieb nötig oder für Darstellungseinstellungen sinnvoll ist. Es gibt keinen Cookie-Banner, weil wir keine Analyse-, Marketing- oder Werbe-Cookies verwenden.
Technisch notwendig: Cookies und Sitzungsdaten unseres Anmeldesystems. Funktionale Einstellungen: z. B. Sprachauswahl und Anzeige-Theme lokal im Browser.
10. Kein Tracking
Wir setzen keine Analyse-, Reichweiten- oder Werbe-Tracker ein. Für den sicheren Betrieb erfassen wir bei angemeldeten Nutzungen aggregierte technische Ladezeiten first-party — ohne Nutzer-ID an den Einzelmessungen und ohne Weitergabe an Dritte.
11. Technische Auslieferung
Beim Aufruf entstehen übliche Verbindungsdaten (IP, Zeitpunkt, Seite, User-Agent) zur Bereitstellung, Fehlererkennung und Sicherheit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Für einzelne Funktionen kann der Browser technische Bibliotheken von CDNs laden (z. B. PDF-Darstellung).
12. Deine Rechte
Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Basis berechtigter Interessen. In den Einstellungen kannst du deine Daten exportieren und dein Konto löschen.
Außerdem hast du das Recht, dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.